RÈGLEMENT INTÉRIEUR

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA MAISON ASSOCIATIVE DE LA SANTÉ

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Du 16 février 1994
Modifié en Conseil d’Administration du 17 décembre 2013. Et adopté en Bureau et Conseil d’Administration du 25 février 2014.

EXPOSÉ LIMINAIRE

La Maison Associative de la Santé occupe à titre précaire les locaux situés à RENNES, 36 bd Albert 1er.
Ces locaux représentent une surface totale de 213,66 m², le tout en l’état, tel qu’il se présente et est bien connu du preneur.
Ces locaux se composent : au rez – de – chaussée : de 5 pièces de 5,82 m², 2,95 m², 18,16 m², 27,32 m² et 53,58 m², soit 107,83 m² au total, au premier étage : de 2 dégagements de 10,96 m² et 8,15 m² chacun, et de 3 pièces de 20,18 m², 11,78 m² et 54,76 m², soit 105,83 m² au total.
Ces locaux ont été mis à la disposition de la Maison Associative de la Santé aux termes d’une convention en date du 7 mars 1988, n°196, conclue avec la Ville de RENNES pour une durée d’une année renouvelable à compter du 1er janvier 1988.
Cette autorisation est résiliable à tout moment à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, sous réserve d’un préavis d’un mois.

ARTICLE 1
Dispositions générales
Le présent règlement intérieur, présenté par le Conseil d’Administration à l’approbation de l’Assemblée Générale du 8 avril 2010 a pour objet de compléter les statuts de l’association, notamment :
– En précisant les obligations des associations adhérentes vis – à – vis de la Maison Associative de la Santé pour que celle-ci puisse remplir ses objectifs.
– En précisant, les services et les moyens mis à la disposition des associations adhérentes et les conditions.
– En précisant, l’application de certaines dispositions en matière de sécurité.
– En déterminant, les conditions d’occupation des locaux, leur entretien, leur nettoyage.
– En fixant, les règles relatives aux permanences et aux manifestations organisées dans les locaux ainsi que celles relatives aux communications téléphoniques, au courrier, etc.
– En définissant, d’une manière générale les règles relatives à une bonne organisation. Il s’applique à toutes les associations adhérentes, lesquelles doivent s’y conformer sans restriction, ni réserve. Il se substitue au règlement intérieur adopté en Assemblée Générale du 16 février 1994.

ARTICLE 2
Accueil et information du public
2.1
– La Maison Associative de la Santé assurera cette fonction du lundi au vendredi aux horaires affichés à l’accueil de la Maison Associative de la Santé à l’exception des jours fériés ou tout autre jour décidé par le Bureau et suivant l’organisation.
2.2
– Communication

2.2.1
– Afin que la Maison Associative de la Santé puisse remplir sa fonction d’accueil et d’orientation, chaque association adhérente s’engage à lui fournir dès son adhésion un mémento comportant les informations utiles : adresses, téléphones horaires et lieux de permanences programme d’activités liste des membres du Bureau
2.2.2
– Chaque association s’engage à informer la Maison Associative de la Santé de la remise à jour de ces données et de toutes modifications.
2.2.3
– En outre, chaque association fournira régulièrement à la Maison Associative de la Santé :
– les informations sur les manifestations publiques qu’elle organise – toutes ses publications : périodiques, dépliants, tracts, affiches, etc.
2.2.4
– Elle informera la Maison Associative de la Santé de toutes modifications juridiques la concernant : statuts,agréments, reconnaissance d’utilité publique, rattachement à une fédération, etc.

ARTICLE 3
3.1
Accueil, soutien et promotion des associations adhérentes
La Maison Associative de la Santé s’engage à assurer :
– un accueil physique et téléphonique et une information des associations, du public et des professionnels, un soutien logistique aux associations adhérentes : des travaux ponctuels de secrétariat,
– la mise à disposition de salles pour les permanences et réunions, la possibilité d’avoir une domiciliation, une adresse postale, une boîte vocale, l’utilisation à tarifs préférentiels du photocopieur, l’utilisation gratuite de matériel (relieuse, vidéo projecteur, etc.), l’utilisation du téléphone suivant les tarifs en vigueur.
– un soutien logistique et méthodologique aux associations dans le cadre de la mise en place de projets en partenariat avec la Maison Associative de la Santé (support: protocole de partenariat).
– la promotion des associations adhérentes à travers tous moyens utiles et adaptés (presse, site internet, réseaux sociaux, bulletin d’informations mensuel, plaquettes, journées inter associatives).
– le développement des relations entre les associations par la mise en place de journées inter associatives.
3.2
– Appui aux associations et aux usagers de la santé pour un meilleur accompagnement et une représentation efficace.
La Maison Associative de la Santé s’engage à assurer : un soutien aux représentants des usagers de la santé nommés au sein d’instances dans les établissements publics et privés de santé. Organisation de temps de rencontres et d’échanges de pratique entre représentants, recueil des difficultés, l’organisation de rencontres et/ou de formations auprès des bénévoles associatifs afin que ceux – ci puissent se poser comme des représentants et des accompagnants actifs des usagers de la santé, la représentation et la promotion de la Maison Associative de la Santé et des associations dans différentes instances.
3.3
– Impulsion et coordination de projets de santé publique mise en œuvre d’actions de promotion de la santé à l’initiative de la Maison Associative de la Santé (conférences débats, bulletins, etc…).
– Accompagnement ou coordination de dynamiques inter – associatives (exemples : “Vivre son deuil en Bretagne” “Semaine d’Information sur la santé mentale” “Collectif Alcool et Addictions”).

ARTICLE 4
Recevabilité des demandes d’adhésion des associations :
L’association Maison Associative de la Santé peut à tout moment accueillir de nouvelles associations. Celles – ci devront transmettre un dossier de candidature comportant :
– une lettre de motivation
– les statuts de l’association
– la déclaration (photocopie) à la Préfecture et Journal Officiel – le mémento et les informations citées à l’article 2.2 de ce règlement intérieur
– une lettre de parrainage de deux associations adhérentes à la Maison Associative de la Santé – la charte de parrainage
– un rapport d’entretien avec deux membres du bureau ou du conseil d’administration ou des personnes mandatées et au moins un des parrains.
Les demandes d’adhésions sont examinées par le Conseil d’Administration qui décide souverainement l’admission ou le refus. Cette décision n’est pas motivée.
En cas de questionnement au sujet d’une demande d’adhésion, une association adhérente peut demander à mettre à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale Ordinaire suivante ladite demande d’adhésion, par lettre simple, au Président de la Maison Associative de la Santé au moins 15 jours avant la tenue de cette assemblée.
En cas de litige ou de questionnements, l’association concernée peut demander, selon le règlement en vigueur, la mise à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale Ordinaire la demande d’adhésion, par lettre simple, au Président de la Maison Associative de la Santé au moins 15 jours avant la tenue de cette assemblée.
Dans ces cas précis, les associations adhérentes recevront, avec la convocation à l’Assemblée Générale, le dossier de demande d’adhésion de l’association demandeuse.
Un courrier d’admission comprenant le règlement intérieur, les statuts et la charte d’adhésion sera adressé aux nouvelles associations adhérentes.
Siège social : les associations adhérentes peuvent avoir leur siège social et leur adresse postale à la Maison Associative de la Santé après accord préalable du Bureau.

ARTICLE 5
Cotisations
Les associations membres doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle. Elle est exigible au cours du premier trimestre de l’année civile.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l’Assemblée Générale.
Un reçu est établi. Seules les associations à jour de leur cotisation au 31 décembre de l’année précédente peuvent prendre part aux votes de l’Assemblée Générale de l’année.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise.
Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion.

Radiation pour motif grave
Toute association qui, après 2 rappels écrits, n’aura pas payé sa cotisation sera radiée et perdra les avantages des services.
La radiation pour motif grave : il s’agira de manquements aux statuts ou au présent règlement intérieur. Un premier manquement fera l’objet d’un avertissement écrit prononcé par le Conseil d’Administration, le second manquement fera l’objet d’une radiation.
Préalablement, une convocation sera adressée à l’association concernée, pour un entretien (avant radiation). Par motif grave, il faut aussi entendre des actes ou des déclarations portant préjudice à l’action, à la mission ou à l’image de marque de la Maison Associative de la Santé ou de ses associations adhérentes.

Démission
Conformément à l’article 4 des statuts, le membre de l’association ou l’association démissionnaire de la Maison Associative de la Santé devra adresser sous lettre simple sa démission au Président de la Maison Associative de la Santé.

ARTICLE 6
Aucune association adhérente ne peut faire de déclaration ou de prise de position publique au nom de la Maison Associative de la Santé sans avoir été dûment mandatée par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 7
Vacance(s) de poste(s)
Si l’un des postes du Bureau se trouve vacant, le Conseil d’Administration pourvoit à son remplacement en cooptant un nouveau membre à la fonction vacante et ce, pour la durée du mandat restant à courir.

ARTICLE 8
Sécurité
Chaque association adhérente doit respecter les règles de sécurité, d’origine administrative ou réglementaire, ainsi que les consignes édictées en la matière. Chaque association doit avoir pris connaissance des consignes de sécurité qui sont affichées. En cas d’incendie, ces consignes doivent être immédiatement appliquées et les issues de secours ne doivent pas être obstruées. Toute modification dans les installations techniques ne peut être réalisée sans accord préalable du Bureau de la Maison Associative de la Santé qui doit consulter les services techniques de la Ville.
Selon la législation en vigueur, il est interdit de fumer dans les locaux.

Sécurité des personnes
Les associations utilisatrices respectent la capacité des salles : 50 personnes dans l’ensemble du bâtiment en simultané, dont 19 personnes maximum à l’étage (hors salariées).
Le non respect de ces règles engage la responsabilité de l’association utilisatrice.

ARTICLE 9
LOCAUX
Généralités
Aucun local n’est privatif à l’exception des bureaux des salariés (accueil + deux bureaux à l’étage).
Dispositions financières: Dans la mesure des disponibilités, les salles gérées par la Maison Associative de la Santé pourront être mises à disposition aux conditions suivantes :
– Payantes pour les associations adhérentes au tarif fixé par le conseil d’administration du 17 décembre 2013 : 2 €/h de «mise à disposition» de salle à la Maison Associative de la Santé (participation des associations à l’utilisation des salles sur site MAS) jusqu’à 100h de «mise à disposition» de salle, 1€/h au delà de 100 h de «mise à disposition».
Ces tarifs seront revus chaque année. Au-delà des horaires prévus au contrat de réservation, toute 1/2h commencée est une 1/2h due.
– Payantes pour les associations non adhérentes à la Maison Associative de la Santé, ou tout organisme suivant un tarif affiché dans les locaux.
Limites d’usage
La mise à disposition de salles pour les permanences et réunions nécessite obligatoirement une réservation auprès du secrétariat en remplissant un contrat de réservation. Un planning est établi à l’accueil. Les «occupations sauvages» (c’est-à-dire sans réservation préalable auprès du secrétariat) seront sanctionnées par le Bureau.
Une association ne peut s’attribuer de manière régulière la réservation des 2 salles pour la même journée et au détriment des autres associations. Les occupations des locaux pour les activités de la Maison Associative de la Santé sont prioritaires sur les réservations des associations. Le bureau d’accueil n’est pas une salle de réunion. Son occupation ne peut être qu’exceptionnelle et uniquement sur proposition de la Maison Associative de la Santé.
Toute annulation de réservation doit être signalée au secrétariat 24 heures avant la date de réservation, dans le cas contraire elle sera facturée.
Assurances
En ce qui concerne l’assurance, la Maison Associative de la Santé a souscrit auprès de la S.M.A.C.L(141 Avenue Salvador Allende – 79000 NIORT), les assurances suivantes:
– dommages causés à autrui,
– dommages causés aux biens (vol, incendie, dégâts des eaux, bris de glaces, catastrophes naturelles),
– défense – recours et protection juridique pour ses propres activités.

Chaque association utilisatrice des locaux de la Maison Associative de la Santé (activités statutaires, permanences, activités diverses) est tenue d’avoir sa propre assurance responsabilité civile et de souscrire une assurance vol – dégradations.
Les copies des attestations de ces assurances devront être fournies à la Maison Associative de la Santé.
Responsabilités
Les associations utilisatrices ne peuvent ni sous – louer, ni prêter les locaux dont elles disposent à la Maison Associative de la Santé.
Les associations utilisatrices ne peuvent pas utiliser les locaux à d’autres fins que leur fonctionnement associatif.
Une clé du volet est remise gratuitement au moment de l’adhésion. La porte d’entrée est dotée d’un digicode, un code secret permet son ouverture. Le code est remis au responsable de l’association utilisatrice des locaux ; un registre est tenu par le secrétariat de la Maison Associative de la Santé.
Les associations engagent leur responsabilité quant à l’utilisation des locaux occupés (circulation des personnes, vols, dégradations).
Les horaires d’ouverture et de fermeture de l’accueil de la Maison Associative de la Santé sont affichés et doivent être scrupuleusement respectés.
Il est formellement interdit sans autorisation préalable de toucher à la cloison amovible entre la salle 1 et 2.
Chaque association se doit de veiller à ce que les lampes électriques ne soient allumées que dans les locaux utilisés et la porte d’entrée fermée.
Lorsqu’une association quitte les locaux après une réunion, elle doit s’assurer, sous peine d’engager sa responsabilité : qu’aucune lampe ne reste en service, que les portes et volets sont fermés, de remettre en fonction les thermostats des radiateurs, si ceux-ci ont été arrêtés pendant le temps de présence de l’association, afin d’éviter un dysfonctionnement global du système de chauffage.
Tout accident ou incident doit obligatoirement être signalé à la Maison Associative de la Santé.
Les associations n’utilisant pas régulièrement les locaux peuvent, si nécessaire ; se faire remettre ponctuellement une clé de volet par le secrétariat. Cette clé doit être remise au secrétariat le lendemain de la jouissance des locaux.
Matériels
Chaque association est tenue de conserver en bon état le matériel qui garnit les locaux. Les associations peuvent, sous réserve d’avoir obtenu l’autorisation du Bureau de la Maison Associative de la Santé :
– entreposer des mobiliers. Le Bureau de la Maison Associative de la Santé détermine l’attribution de leurs emplacements.
– entreposer du matériel dans le grenier à l’exclusion des denrées périssables.
Les associations sont responsables du matériel et des documents qu’elles entreposent à la Maison Associative de la Santé.
Entretien
L’entretien normal de tous les espaces est assuré par la Maison Associative de la Santé. Cependant, il est demandé à chaque association, de veiller, à l’issue de leurs réunions ou activités, à laisser les lieux propres et l’espace rangé (chaises empilées).
Lorsque ce nettoyage sera assuré par le personnel de la Maison Associative de la Santé et qu’il entraînera des heures complémentaires, celles-ci seront facturées à l’association.

ARTICLE 10
Courrier
Les associations adhérentes ont la possibilité d’avoir leur adresse postale à la Maison Associative de la Santé. Elles y disposent d’un casier. Le courrier ne leur est réexpédié qu’à leur demande explicite.

ARTICLE 11
Frais de déplacement
Les membres du Bureau peuvent se faire rembourser des frais de déplacement liés à leur fonction (hors réunions du Bureau et du Conseil d’Administration). Seules les personnes mandatées pour une mission exceptionnelle et le personnel salarié peuvent prétendre au même avantage.
Les remboursements des bénévoles sont effectués suivant les tarifs fixés annuellement par le Bureau de la Maison Associative de la Santé.

ARTICLE 12
Modification du règlement intérieur
Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chaque association membre de la Maison Associative de la Santé par lettre simple.